Jednolity plik kontrolny - co warto wiedzieć?

Od 1 stycznia 2018 mikroprzedsiębiorcy objęci zostali obowiązkiem dostarczania do Urzędu Skarbowego jednolitego pliku kontrolnego. JPK obejmuje część przedsiębiorców już od 1 lipca 2016 roku, jednak dopiero od stycznia 2018 roku obowiązek ten został nałożony na wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych do VAT i prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. Warto pamiętać, że pod pojęciem programów komputerowych ustawodawca zawarł również programy typu Word czy arkusze kalkulacyjne Excel. Czym jest jednolity plik kontrolny i w jakim celu został wprowadzony do polskiego prawa podatkowego?

Artykuł 193 a § 1 Ordynacji Podatkowej mówi:

W przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w § 2, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.”

Jednolity plik kontrolny (JPK) to zatem nic innego, jak zbiór danych finansowych przedsiębiorstwa w postaci dokumentu elektronicznego. Plik podzielony jest na struktury logiczne elektronicznej wersji ksiąg podatkowych oraz innych dowodów księgowych. Obecnie Urzędy Skarbowe wymagają podstawowej struktury pliku kontrolnego, jakim jest ewidencja zakupu i sprzedaży VAT – JPK_VAT. Od 1 lipca 2018 roku organy skarbowe mogą zażądać dodatkowo przesłania następujących struktur JPK:

  • księgi rachunkowe – JPK_KR,
  • wyciąg bankowy – JPK_WB,
  • magazyn – JPK_MAG,
  • faktura VAT – JPK_FA,
  • podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR) – JPK_PKPIR,
  • ewidencja przychodów (ryczałt) – JPK_EWP.

Na przesłanie tych struktur JPK podatnik będzie miał 3 dni. Nie wypełnienie obowiązku dostarczenia JPK obarczone jest poważnymi konsekwencjami, w tym sankcjami karno-skarbowymi.

Planowane jest wprowadzenie dodatkowych struktur JPK, między innymi dla paragonów fiskalnych. Przedsiębiorcy zobligowani są do dostarczania JPK do Urzędu Skarbowego przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego. JPK należy dostarczać do 25 dnia każdego miesiąca. Co niezwykle istotne, również przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie, zobligowani są do comiesięcznego dostarczania dokumentów w wersji elektronicznej. Celem wprowadzenia obowiązku JPK jest wdrożenie ułatwień oraz przyspieszenie kontroli skarbowej, jak również uszczelnienie systemu podatkowego w kraju, w tym zminimalizowanie tzw. pustych faktur w obiegu. Ponadto wprowadzenie JPK niesie ze sobą szereg dodatkowych korzyści:

  • redukcja wydruków papierowych,
  • szybka analiza danych księgowych i ułatwienia dla audytorów,
  • automatyzacja pracy,
  • przyspieszenie procesu kontroli podatkowej.

Kogo obejmuje obowiązek JPK?

Jak wspomniano już wcześniej obowiązkiem wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego objęte są już (od 1 lipca 2016 roku) firmy z grupy dużych i małych przedsiębiorstw, od 1 stycznia 2018 roku obowiązek ten został rozszerzony na mikroprzedsiębiorstwa, tzn. firmy zatrudniające do 10 osób, generujące obroty do 2 mln Euro, a także będące zarejestrowanymi płatnikami VAT. W praktyce oznacza to, że wszystkie firmy zarejestrowane jako płatnicy VAT zobligowani będą do terminowego dostarczania do organów skarbowych JPK_VAT.

Jak wysłać Jednolity Plik Kontrolny?

W związku z tym, że JPK_VAT jest dokumentem księgowym i musi być podpisany, istnieje konieczność zastosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego, lub wykorzystania profilu zaufanego. Warto skorzystać z możliwego do pobrania Urzędowego Potwierdzenia Odbioru (UPO), który:

  • zapewnia integralność przekazanych do urzędu ksiąg,
  • zawiera datę i godzinę przekazania dokumentów,
  • jest dowodem poprawnego doręczenia JPK_VAT.

W przypadku struktur JPK na żądanie organów skarbowych istnieje możliwość zapisania ich na nośniku danych i dostarczenia ich do urzędu osobiście. W większości przypadków biura rachunkowe oraz przedsiębiorcy dla poprawnego dostarczania JPK zmuszeni zostali do uaktualnienia systemów prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz podpisu elektronicznego koniecznego do przesyłania danych. JPK przesyłać można za pomocą strony https://e-dokumenty.mf.gov.pl/index.html. Dodatkowo istnieje możliwość skorzystania z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji KLIENT JPK. Aplikacja pozwala na wysyłanie utworzonego wcześniej pliku JPK_VAT do Ministra Finansów, a także     utworzenie pliku JPK po importowaniu danych z pliku CSV i następnie przesłanie go do Ministra Finansów.

Co zmienia obowiązek JPK dla przedsiębiorców?

Zasadniczo firmy prowadzące księgi rachunkowe z użyciem programów elektronicznych nie powinny mieć większych trudności z wprowadzeniem odpowiednich zmian w swoich procesach księgowych. Konieczne jest uaktualnienie oprogramowania księgowego na pozwalające generować JPK oraz pewność aktualności podpisu elektronicznego. Większość programów księgowych zadbało o odpowiednie aktualizacje i udostępnia konieczne zmiany dla programów. Wprowadzenie obowiązku JPK pozwoli odejść w zapomnienie księgowości papierowej, umożliwi szybką i precyzyjną kontrolę skarbową, a także (co niezmiernie istotne z punktu widzenia ustawodawcy) w znaczący sposób wpłynie na uszczelnienie systemu skarbowego i wyeliminuje błędy oraz próby wyłudzania podatku.

Mało? Czytaj kolejny wpis...

Przeczytaj też